Bewerbermanagement aus der Cloud für KMU – 30% Zeit sparen und Qualität verbessern!
Die Rekrutierung von Mitarbeitenden, Auszubildenden oder Praktikanten ist eine Tätigkeit, die in jedem Unternehmen regelmässig anfällt. Dabei müssen Bewerbungen, die per Post, E-Mail oder Online eintreffen, bestätigt, ausgedruckt und den verantwortlichen Personen zugestellt werden. Im Laufe des Bewerbungsprozesses durchlaufen die Bewerberdossiers verschiedene Hände. Für die abschliessende Beurteilung und den Entscheid, wer eingestellt wird, müssen alle Informationen wieder aufwändig zusammengetragen werden. Mit einer Lösung aus der Cloud stellen wir Ihnen in der Serie Digitalisierung konkret das Thema Bewerbermanagement aus der Cloud vor.

Sie wollen in Zukunft weniger Zeit für den Rekrutierungsprozess aufwenden und den Bewerbern gleichzeitig einen optimalen Service bieten? Im Zeitalter der Digitalisierung steht Ihnen dafür ein Angebot verschiedener Rekrutierungs-Software aus der Cloud zur Verfügung. Das einzige was Sie zur Nutzung benötigen ist ein Zugang zum Internet.

Bewerbermanagement aus der Cloud – zu teuer für KMU?

Eine Software kostet i.d.R. viel Geld und verursacht grossen Aufwand für die Einführung im Betrieb. Für Rekrutierungssoftware aus der Cloud gibt es jedoch bereits günstige, anwenderfreundliche Angebote für KMU, die für eine Gebühr von etwa CHF 600 pro Jahr zu haben sind. Da die Tools in der Cloud betrieben werden, fallen auch keine Wartungs-, Betriebs- oder Update-Kosten an.

Was sollte eine HR-Software aus der Cloud können?

Die Software sollte Ihren individuellen Bewerbungsprozess ohne grossen Aufwand abbilden können. Zusätzlich sollte auch ein Best-Practice Ablauf hinterlegt sein mit dem Sie sofort loslegen können. Das Abbilden des individuellen Bewerbungsprozesses bietet Ihnen den Vorteil für jede Stellenart (Lehr- Praktikum- oder Mitarbeiterstelle) und jede Jobausschreibung die richtigen Prozessschritte wie Bewerbungsgespräche oder Schnupperlehren in der gewünschten Reihenfolge darzustellen. Dabei sollte es auch möglich sein, mehrere Abläufe pro Stelle zu hinterlegen. Dies ermöglicht Ihnen z.B. ein Standardverfahren mit Bewerbungseingang, Schnupperlehre, Elterngespräch oder ein Schnellverfahren ohne Schnupperlehre festzulegen. Achten Sie auch auf Release-Informationen, Bonität und Referenzen des Anbieters.

Individuelle Korrespondenz

Jegliche Korrespondenz sollte mithilfe der Software einfach und individuell generiert werden können. Mithilfe von Platzhaltern können dadurch Briefe personalisiert werden (z.B. Lieber Max). Best-Practice Vorlagen für verschiedene Briefe wie Bewerbungsbestätigungen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen oder Schnupperlehren sollten ebenfalls integriert sein. Vorlagen können Sie mit individuellen Texten, Ihrem Logo bzw. Corporate Design individualisieren. Die Korrespondenz sollte mit gängiger Software (z.B. Microsoft Office Word) erstellt werden können. Bestehende Briefvorlagen sind dadurch einfach zu importieren.

E-Recruiting

Mit einem leistungsfähigen Tool sind Sie effizient im E-Recruiting unterwegs. Offene Stellen können direkt auf ihrer Webseite, auf diversen Jobportalen oder auf Social Media Portalen platziert werden. Bewerber, die sich über diese Inserate bewerben, erfassen ihre Daten direkt online. Ebenfalls werden Daten wie Lebenslauf oder Zeugnisse hochgeladen. Somit entfällt die Erfassung der Dossiers und die Evaluation der Bewerber kann sofort beginnen. Wenn sich eine Person mehrfach bewirbt erkennt die Software bestehende Bewerber und führt die Daten nahtlos zusammen.

Entscheidungen im Team effizient treffen

Die Person, die Kontakt mit den Bewerbenden hat, bewertet diesen Kontakt nach frei definierbaren Kriterien. Diese Daten werden dann in einem Matching-Index zusammengetragen. Der Matching-Index ist eine wichtige Entscheidungshilfe. Automatisch wird eine Reihenfolge der Kandidaten berechnet, welche Ihren firmeneigenen Kriterien am besten entsprechen.

Immer den Überblick behalten

In der Bewerberübersicht sehen Sie alle Kandidaten und behalten so die Übersicht. Auf einen Blick sehen Sie das Datum der letzten Bearbeitung, welche Bearbeitungsschritte im Prozess offen sind, sowie eine farbliche Bewertung der einzelnen Schritte. Mit Hilfe der intelligenten Filterlogik können Sie einfach die für Sie relevanten Kandidaten herausfiltern und miteinander vergleichen.

• Übersicht aller Kandidatendossiers
• Aktueller Status im Bewerbungsprozess
• Übersicht der bewerteten Prozessschritte (z.B. in einer Ampelgrafik)
• Matching-Index für Kandidatenvergleich

Ist die Datensicherheit gewährleistet?

Datenschutz ist das A und O im Umgang mit Personendaten. Seriöse Anbieter speichern Ihre Daten in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren. Achten Sie darauf, dass die Datenschutzgesetze der EU “DSGVO” und der Schweiz “DSG” eingehalten werden. Alle Daten sollten beim Transport im Internet verschlüsselt werden, damit die Datensicherheit gewährleistet ist.

Firma und Bewerber profitieren

Durch eine professionelle Rekrutierungssoftware profitieren Unternehmen durch:

• reduzierten Verwaltungsaufwand,
• vereinfachte, schnelle Prozesse und
• zentrale Speicherung aller Daten

Durch die Rekrutierungssoftware profitiert aber auch der Bewerber, da er rasch Antwort auf seine Bewerbung erhält. Die einheitliche, professionelle Kommunikation vermittelt ihm zusätzlich einen positiven Eindruck vom Unternehmen.

Weitere Informationen

Wollen Sie Ihren Bewerberprozess digitalisieren? Und suchen Sie ein passendes System für optimale Prozesse? Dann kontaktieren Sie Lukas Mäder lukas.maeder@boncon.ch. Er berät Sie gerne.